El teletrabajo es ya una realidad en parte del tejido empresarial de nuestro país. Pese a que su impulso naciera de la pandemia, la mayoría de las empresas ya ofrecen esta posibilidad a sus trabajadores.
Si quieres trabajar en Onlypharma, has de saber que desarrollamos nuestro día a día en remoto. Estamos convencidos de la eficiencia de esta modalidad de trabajo y la hemos adoptado de forma permanente.
Pero para llegar hasta esta completa implantación, ha sido necesaria una suite de herramientas que nos facilitaran la comunicación y la coordinación del equipo. Además de servirnos del modelo SaaS (Software as service), ideal para el trabajo colaborativo, permitiendo el acceso simultáneo y descentralizado de todos los usuarios a través de un servidor en remoto; contamos con varias herramientas, que nos permiten mantener un entorno eficiente trabajando en remoto.
Gestión del tiempo y asistencia
Es necesario mantener un registro de entrada y salida, no obstante aunque en origen estuvo regido por la correspondiente normativa, el control del tiempo tiene un cometido que va más allá de la simple justificación de las horas trabajadas. Éste control es necesario para definir el pricing de nuestros servicios, para conocer la rentabilidad de los proyectos a nivel de recursos y para establecer el plazo de entrega de los mismos.
Herramientas como Clockify o Timely disponen de un cronómetro para hacer estas mediciones de forma exhaustiva.
Estas herramientas también son necesarias para contar con las ausencias del equipo, mantener al coordinador del proyecto al tanto es crucial para coordinarse con el resto del equipo y así evitar que se produzcan períodos de tiempo en los que se desatienda algún proyecto.
Hay herramientas basadas en un calendario que no son de uso exclusivo del teletrabajo. Permiten organizar las ausencias, por ejemplo, de forma que no se solapen las vacaciones de personas con las mismas funciones.
Organización y Gestión de proyectos
Jira, Trello o Asana son herramientas bastante completas de gestión de proyectos que registran la actividad dividiendo un proyecto en fases y tareas con plazos de inicio y entrega, que además permiten la relación entre sí. Por ejemplo, una tarea puede tener condicionada su fecha de comienzo al término de otra.
Permiten un reparto de tareas y una organización por departamentos personalizada. Teniendo la capacidad de visualizar dicha información en distintas vistas: boards, canvas, listas, calendarios… etc.
Además facilitan una comunicación asíncrona centrada en cada tarea o proyecto. Esta comunicación estaría dispuesta en forma de hilos donde además se puede documentar el trabajo realizado. Incluso, algunos modelos disponen de una utilidad de cuadernos dónde documentar procesos de trabajo a modo de Wiki.
Comunicación
Para los equipos de trabajo en remoto es fundamental una comunicación síncrona, sobre todo para reuniones y videoconferencias. Desde luego, si hay algo de lo que que adolece el teletrabajo es de la pérdida de la cercanía y la intimidad de las relaciones sociales. Para paliar esta carencia, hacemos uso de herramientas depuradas como Zoom, Meet o Skype que, casi sin retardo, nos “acercan” al equipo y a nuestros clientes.
Para estar disponibles y accesibles durante el horario de trabajo usamos un chat interno que nos sirva también como canal de atención al cliente. Tal es el caso de conocidas aplicaciones como Whatsapp Business o Telegram.
A medida que un equipo evoluciona detecta puntos a mejorar y nuevas necesidades. Concretamente en Onlypharma hemos escalado desde Asana a TeamWork, una solución muy completa que integra los tres puntos ya mencionados: la gestión del tiempo, de los proyectos y la comunicación tanto interna como externa.
Tres pilares que crean un equilibrio en la agencia que nos permite cumplir rigurosamente con nuestros proyectos y potenciar nuestro crecimiento
Esto es precisamente lo que tratamos de transmitir en nuestros procesos de onboarding para que cuando alguien se incorpore al equipo se integre rápidamente y sin fricciones. Si quieres trabajar en Onlypharma, te familiarizaras con estos procesos antes de lo que piensas.
Además, una vez superada la fase de aprendizaje, estas herramientas nos han permitido mejorar nuestra productividad. Permitiéndonos detectar debilidades que subsanadas, mejoraron nuestro rendimiento.
Seguridad y almacenamiento en la nube
Mantener los datos a buen recaudo y accesibles para todos los implicados/as es necesario para la fluidez del proyecto. Para nosotros, lo más útil es usar una solución Cloud based o basada en la nube, un Drive como el de Google o Dropbox que son ampliables en cuanto a espacio e incluyen funciones para editar archivos de forma simultánea.
Para los accesos y la gestión de contraseñas existen herramientas como Lastpass o Bitwarden que, mediante una extensión en el navegador, autocompletan los formularios de registro y acceso. Algo similar a lo que hace nuestro navegador o el antivirus pero de una forma colaborativa.
El uso de contraseñas está muy presente en las tareas diarias de Onlypharma. Tener un gestor de contraseñas compartido nos resulta indispensable. Nos permite almacenar de una forma segura todo lo relacionado con la gestión de redes sociales, el diseño webs de farmacias y otros muchos datos que requieren ser accesibles pero con unas medidas de seguridad garantizadas.
Recursos
Por último, encontramos planes tipo Enterprise para usar herramientas corporativas y descargas de recursos: Canva, Freepik, Envato o Figma son algunas de las más populares.
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